Directiesecretaris (m/v/x)

Bedrijfsdetails

De gemeente Vorst is op zoek naar een directiesecretaris (m/v/x).
Voltijds – Onbepaalde duur – niveau B.

Functie

Opdracht

De directiesecretaris biedt administratieve, redactionele en organisatorische ondersteuning van hoge kwaliteit aan de Gemeentesecretaris. Zij/hij vergemakkelijkt zo ook de dagelijkse werking van het directiecomité en draagt bij aan een vlotte coördinatie van de gemeentelijke diensten.

Belangrijkste taken

• Proactief beheren van de agenda, vergaderingen organiseren en opvolging van deadlines garanderen.
• Opstellen, opmaken en nalezen van administratieve documenten (brieven, verslagen, nota’s, rapporten, enz.).
• Behandelen van e-mails, telefoons en inkomende en uitgaande post voor de Gemeentesecretaris.
• Voorbereiden, klasseren en archiveren van dossiers volgens de geldende procedures.
• Logistieke ondersteuning bieden bij vergaderingen of officiële evenementen.
• Instaan voor een vlotte communicatie met interne en externe gesprekspartners.

Profiel

• Opleiding: Bachelor (niveau B), bij voorkeur in directiesecretariaat, administratie, communicatie of gelijkwaardig.
• Ervaring: minimum 3 jaar in een gelijkaardige functie.
• Beschikbaarheid: sporadisch avondwerk in functie van vergaderingen van de assemblees.
• Uittreksel uit het strafregister: vereist, maximum 3 maanden oud en zonder vermeldingen.

Technische vaardigheden

• Zeer goede beheersing van kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Vlot kunnen opstellen en opmaken van administratieve documenten.
• Goede kennis van het Nederlands en het Frans. In het bezit zijn van een SELOR-taalbrevet of bereid zijn dit te behalen.

gedragscompetenties

• Discretie, gevoel voor vertrouwelijkheid en ethisch handelen.
• Nauwkeurigheid, zelfstandigheid, verantwoordelijkheidsgevoel, gestructureerde aanpak, organisatorisch talent en prioriteitenbeheer.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden (duidelijk en aangepast aan de gesprekspartner).
• Vermogen om efficiënt en collegiaal samen te werken met verschillende interne en externe partners.
• Initiatief nemen en gevoel voor dienstverlening in de publieke sector.
• Goede emotionele zelfcontrole.
• Sterk organisatorisch inzicht.
• In staat zijn om meerdere projecten en prioriteiten tegelijk te beheren.

Taal

Perfecte beheersing van het Nederlands of het Frans en kennis van de andere taal (in het bezit zijn van een taalbrevet van Selor of bereid zijn dit te behalen).

Aanbod

• Contract van onbepaalde duur – 36u/week.
• Verloning volgens de barema’s van het plaatselijk openbaar ambt (niveau B)
• Mogelijkheid tot inachtneming van de anciënniteit uit de privésector (max. 6 jaar) en uit de openbare sector (zonder beperking)
• Tweetaligheidspremie op basis van Selor-attest
• Terugbetaling (100 %) van de kosten voor openbaar vervoer – vakantiegeld – eindejaarstoelage – flexibel verlofsysteem – maaltijdcheques
• Mogelijkheid tot het volgen van vormingen
• Functie is volledig op kantoor (geen thuiswerk)

----------------------

De gemeente Vorst voert een beleid van diversiteit, non-discriminatie en gelijkheid van rechten. Wij garanderen voor alle kandidaten gelijkheid van behandeling en van toegang tot de selecties. De vaardigheden zijn doorslaggevend, ongeacht leeftijd, origine, handicap, gender of seksuele geaardheid.

In dit opzicht worden de beroepsbekwaamheidsbewijzen en getuigschriften ter erkenning van de vaardigheden, die vereist zijn voor het niveau en de functie die ingevuld moeten worden, verworven buiten het diploma, uitgereikt door Selor of elke andere bevoegde instantie, gelijkgesteld met het diploma of getuigschrift voor de niveaus D, C en B.

Indien u bovendien een voorziening nodig hebt, ongeacht uw handicap, in de selectiefase voor deze functie of in een latere fase, aarzel dan niet ons dat te melden.