Gemeentesecretaris (M/V/X)

Bedrijfsdetails

Het Gemeentebestuur van Vorst is op zoek naar een Gemeentesecretaris (m/v/x).

Functie

OPDRACHT

Als hoge ambtenaar is de Gemeentesecretaris de eerste adviseur van de gemeenteorganen en heeft hij een scharnierfunctie tussen de politieke instanties en de gemeentediensten.

Hij staat in voor de voorbereiding en de opstelling van de notulen van de zittingen van de Raad en het College, geeft juridisch advies aan deze organen en ziet toe op de uitvoering van hun beslissingen. In functie van de beschikbare middelen zorgt hij ervoor dat de diensten van het Gemeentebestuur doeltreffend, efficiënt en burgergericht werken.

De taken van de Gemeentesecretaris worden geregeld door de Nieuwe Gemeentewet en andere wettelijke bepalingen. Ter informatie en onder voorbehoud van eventuele verschillen in de wetgeving met betrekking tot deze functies: de Gemeentesecretaris is in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest de tegenhanger van de algemeen directeur van de gemeenten in het Waals en het Vlaams Gewest.

ACTIVITEITENDOMEINEN

• Secretaris
• Algemeen directeur van de diensten
• Hoofd van het personeel
• Leidinggevende van het Gemeentebestuur
• Voorzitter van het Directiecomité
• De belangrijke activiteiten die bij elk domein zijn opgenomen, moeten worden gelezen als de verantwoordelijkheid van de Secretaris, of hij ze nu persoonlijk uitvoert of aan medewerkers toevertrouwt.

Activiteit 1: Secretaris

• Hij ziet toe op de voorbereiding van alle documenten en dossiers die aan de gemeenteorganen moeten worden voorgelegd, rekening houdend met de relevante wettelijke en reglementaire aspecten, zodat de overheden hun beslissingen met kennis van zaken kunnen nemen.
• Hij houdt toezicht op de opvolging en het juridisch advies aan de overheden.
• Hij medeondertekent de documenten afkomstig van de overheden, met inachtneming van de wettelijke en reglementaire bepalingen om de authenticiteit ervan te garanderen.

Belangrijke activiteiten:

• De agenda's van de zittingen van de Raad en het College voorbereiden
• De zittingen van de Raad en het College bijwonen
• De Raad en het College adviseren over het regelmatig verloop van hun zittingen
• De notulen van de zittingen van de Raad en het College opstellen, ondertekenen en archiveren
• De documenten afkomstig van het Gemeentebestuur medeondertekenen

Activiteit 2: Algemeen directeur van de diensten

• In het kader van de middelen die hem door de Raad en het College ter beschikking worden gesteld, organiseert en coördineert hij de gemeentediensten, met de steun van de leden van het Directiecomité, om doeltreffende en efficiënte werkprocessen te implementeren waarmee de doelstellingen van de overheden zo goed mogelijk kunnen worden bereikt en kwalitatieve diensten aan de burgers kunnen worden geleverd.

Belangrijke activiteiten:

• Toezien op een doeltreffende en efficiënte verdeling van de taken en bevoegdheden tussen de verschillende gemeentediensten (organigram van het personeel)
• Toezien op de doeltreffende werking van de werkprocessen en in voorkomend geval verbeteringen voorstellen of doorvoeren
• Relevante en betrouwbare informatie centraliseren en verspreiden om de verwezenlijking van de doelstellingen van de diensten en de kwaliteit van hun dienstverlening op te volgen
• De activiteiten van de diensten plannen en organiseren en hun prioriteiten bepalen om ervoor te zorgen dat het Gemeentebestuur op coherente wijze functioneert
• In het kader van zijn bevoegdheden fungeren als tussenpersoon en communiceren met externe
• instanties, meer bepaald de toezichthoudende overheid

Activiteit 3: Hoofd van het personeel

• In overeenstemming met de regelgeving voert hij een personeelsbeleid dat erop gericht is de competenties en de motivatie van het personeel te ontwikkelen, om ervoor te zorgen dat de doelstellingen zo goed mogelijk worden behaald en dat de burgers een kwalitatieve dienstverlening krijgen.
• Hij oefent ook zijn wettelijke prerogatieven uit op tuchtrechtelijk vlak.

Belangrijke activiteiten:

• De kwaliteit en de kwantiteit van het personeel beoordelen en indien nodig aanpassen in verhouding tot de taken die ze moeten uitvoeren
• Het personeelsbeleid vertalen naar operationele termen voor diensthoofden, meer bepaald via het Directiecomité
• Alle nuttige informatie over de personeelstoestand (kwantitatief en kwalitatief) verzamelen en verspreiden
• Een eerlijke verdeling van het werk organiseren
• Waar nodig tuchtrechtelijke bepalingen instellen
• Het beleid inzake welzijn op het werk activeren en ondersteunen, als eerste lid van de hiërarchische lijn
• Een aanwervings-, bevorderings- en personeelsmobiliteitsbeleid voeren met het oog op loopbaanplanning, anticipatie op vertrek, …

Activiteit 4: Leidinggevende van het Gemeentebestuur

• In overleg met de leden van het Directiecomité stelt hij de wettelijk voorziene afsprakennota op om een optimale samenwerking tussen de Gemeenteraad, het College, het Directiecomité en het Gemeentebestuur tot stand te brengen.
• Samen met de leden van het Directiecomité zet hij de strategische richtlijnen uit de oriëntatienota om in operationele plannen, in overleg met de overheden.
• Hij organiseert de interne controle.

Belangrijke activiteiten:

• Door middel van gepaste delegaties en de beleidsovereenkomst en meerjarenplannen verduidelijken en waarborgen dat de doelstellingen van de politieke instanties worden nagestreefd en gehandhaafd
• Arbitreren over verzoeken van diensten betreffende de toewijzing van middelen (medewerkers, financiën, infrastructuur en werkomgeving) of toekenning van extra termijnen
• Toezien op de evaluatie van projecten en acties die zijn opgenomen in de oriëntatienota en die door het Gemeentebestuur worden uitgevoerd
• Toezien op de evaluatie en de verbetering van de doeltreffendheid van de operationele procedures
• Zorgen dat middelen beschikbaar zijn en correct worden toegewezen
• Horizontale en verticale communicatie optimaliseren

Activiteit 5: Voorzitter van het Directiecomité

• Hij organiseert de vergaderingen van het Directiecomité, zit ze voor en neemt er actief aan deel om, door het bevorderen van samenwerking en transparante communicatie, met het oog op de verwezenlijking van de doelstellingen van het Gemeentebestuur via een doeltreffende en efficiënte organisatie van de gemeentediensten.

Belangrijke activiteiten:

• De agenda bepalen in het kader van een algemene visie van het Gemeentebestuur en onderwerpen aan de orde stellen die moeten worden behandeld om de interne organisatie te verbeteren
• De vergaderingen voorzitten en de visies van de verschillende gesprekspartners doen samenkomen
• De beslissingen van de vergaderingen en de politieke strategie die voor de bestuursperiode is uitgerold coördineren en implementeren
• De activiteiten, suggesties, aanbevelingen en adviezen van het Directiecomité ten aanzien van het Gemeentebestuur en de vergaderingen coördineren
• Transversaliteit binnen het Comité aanmoedigen, waarvan de effecten merkbaar worden in de coördinatie van de gemeentediensten

Profiel

Zie het bijgevoegde reglement tot vaststelling van de voorwaarden voor de toegang tot de functie van Gemeentesecretaris door middel van bevordering of aanwerving.

Taal

Perfecte beheersing van het Nederlands of het Frans en kennis van de andere taal

Aanbod

• Samenstelling van een reserve:
  • Ofwel toelating tot stage met het oog op een vaste benoeming
  • Ofwel definitieve bevordering na een periode van bevordering op proef van één jaar
• Verloning volgens de barema’s van het plaatselijk openbaar ambt (barema A11)
• Mogelijkheid tot inachtneming van de anciënniteit uit de privésector (max. 4 jaar) en uit de openbare sector (zonder beperking)
• Tweetaligheidspremie op basis van Selor-attest
• Terugbetaling (100 %) van de kosten voor openbaar vervoer – vakantiegeld – eindejaarstoelage – flexibel verlofsysteem – maaltijdcheques
• Mogelijkheid tot het volgen van vormingen

Om toegang te krijgen tot de functie van gemeentesecretaris moet worden voldaan aan de bepalingen van de gecoördineerde wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken en het gemeentelijke bevorderings- en aanwervingsreglement, meer bepaald:

• voorafgaand aan het mondeling examen slagen voor het computerondersteund examen en de mondelinge proef over voldoende kennis van de andere officiële taal;
• naleving van de regels inzake pariteit tussen de twee taalgroepen voor functies gelijk aan of hoger dan die van afdelingshoofd, bij toelating tot de stage of bij bevordering op proef.

De gemeente Vorst voert een beleid van diversiteit, non-discriminatie en gelijkheid van rechten. Wij garanderen voor alle kandidaten gelijkheid van behandeling en van toegang tot de selecties. De vaardigheden zijn doorslaggevend, ongeacht leeftijd, origine, handicap, gender of seksuele geaardheid.

In dit opzicht worden de beroepsbekwaamheidsbewijzen en getuigschriften ter erkenning van de vaardigheden, die vereist zijn voor het niveau en de functie die ingevuld moeten worden, verworven buiten het diploma, uitgereikt door Selor of elke andere bevoegde instantie, gelijkgesteld met het diploma of getuigschrift voor de niveaus D, C en B.

Indien u bovendien een voorziening nodig hebt, ongeacht uw handicap, in de selectiefase voor deze functie of in een latere fase, aarzel dan niet ons dat te melden.

KANDIDAATSTELLING

Gelieve uw kandidaatstellingsdossier (cf. bijgevoegd reglement) te mailen naar bmoens@vorst.brussels

met als onderwerp “Kandidatuur voor de functie van Gemeentesecretaris”.

De kandidaturen moeten uiterlijk op 23 december 2024 worden ingezonden.

Bijlagen