dossierbeheerder – payroll medewerker (m/v/x)

Bedrijfsdetails

Het Gemeentebestuur van Vorst zoekt een dossierbeheerder – payroll medewerker (m/v/x) voor het departement Personeel en Human Resources.

Functie

Opdracht van het departement Personeel / Human Resources

Het departement Personeel heeft als opdracht de loopbanen van het gemeentepersoneel (van de aanwerving tot het vertrek van het personeelslid) administratief te beheren en het geldelijke luik te beheren.

Opdracht van de dienst Bezoldigingen

De dienst Bezoldigingen staat in voor het financieel beheer van het gemeentepersoneel en de mandatarissen in ruime zin: lonen, socialezekerheidsbijdragen, afwezigheden, ...

Opdracht

Als HR-dossierbeheerder - medewerker loonadministratie beheer ik de payroll-dossiers van het personeel, met strikte inachtneming van de vertrouwelijkheidsregels en de wet- en regelgeving. Ik zorg voor de opvolging van de subsidiedossiers in mijn vakgebied. Ik ondersteun het personeel en de leden van de hiërarchische lijn met informatie en advies.

Activiteiten

Beheren van payroll-dossiers van personeel, leden van het College en de gemeenteraad en andere medewerkers

• Dossiers samenstellen en aanmaken
• Informatie en dossiers opvragen en verifiëren
• De verschillende soorten betalingen berekenen
• De vorige maanden berekenen en regulariseren
• Bedrijfsvoorheffing voorbereiden en aangeven
• Gegevens met betrekking tot de verzekering arbeidsongevallen opvragen
• RSZ- en DmfA-rapporten opvolgen en regulariseren
• Gegevens registreren, wijzigen en nakijken
• Zorgen voor de inning van de bijdrage van de voormalige werkgever
• Sociale documenten invullen en uitreiken (mutualiteit, kinderdagverblijf, vakantie- en loonattesten, ...)
• Beraadslagingen, documenten en verslagen opstellen
• Opvolging van updates van salarissoftware verzekeren
• Nauw samenwerken met de betrokken diensten voor een goed dossierbeheer
• Vakanties en afwezigheden bijhouden
• Fiscaal beheer van socialezekerheidsabonnementen waarborgen

Zorgen voor de opvolging van dossiers rond gemeentelijke subsidies in het vakgebied

• De verschillende loonlijsten uit de software halen en in Excel-tabellen compileren voor analyse
• De volledige analyse doorsturen naar de aanvragende diensten en andere externe administraties
• De socialezekerheidsabonnementen boekhoudkundig beheren

Personeel en leden van de hiërarchische lijn verwelkomen, informeren en adviseren

• Relevante informatie doorgeven en vragen beantwoorden over payroll (bedrijfsvoorheffing, mutualiteit, berekening van ziektedagen, ...)
• Loonsimulaties verrichten op verzoek van diensten of personen
• Statistische gegevens verzamelen en analyseren

Parkeerkaarten beheren

Uitbouwen van een intern en/of extern netwerk

Eigen kennis bijwerken met betrekking tot het expertisedomein

Profiel

Opleiding

• Getuigschrift hoger secundair onderwijs

Ervaring

• Professionele ervaring in HR of personeelsdienst is een troef
• Ervaring in de overheidssector is een troef

Technische competenties

• Goede kennis van de sociale regelgeving (arbeidsrecht)
• Goede kennis van de overheidssector (werking van een gemeente)
• Goede beheersing van IT-tools (MS Office)
• Bereid zijn om te werken met specifieke toepassingen (software: PERSEE, BOS Secretariaat, ...)

Gedragscompetenties

• Professioneel en integer handelen
• Resultaatgericht zijn
• Samenwerken
• Analyseren
• Oplossingsgericht zijn
• Eigen werk structureren
• Zich aanpassen
• Kunnen luisteren
• Stressbestendig

Taal

Perfecte beheersing van het Nederlands of het Frans en kennis van de andere taal (in het bezit zijn van een taalbrevet van Selor of bereid zijn dit te behalen)

Aanbod

• Voltijds vervangingscontract – mogelijkheid tot tewerkstelling voor onbepaalde duur vanaf oktober 2025, afhankelijk van beschikbaarheid in het personeelskader
• Selectieproef op woensdag 28/5/2025 en indiensttreding mogelijk vanaf maandag 9 juni 2025
• Verloning volgens de barema’s van het plaatselijk openbaar ambt (niveau C)
• Mogelijkheid tot inachtneming van de anciënniteit uit de privésector (max. 6 jaar) en uit de openbare sector (zonder beperking)
• Tweetaligheidspremie op basis van Selor-attest
• Terugbetaling (100 %) van de kosten voor openbaar vervoer – vakantiegeld – eindejaarstoelage – flexibel verlofsysteem
• Mogelijkheid tot het volgen van vormingen

De gemeente Vorst voert een beleid van diversiteit, non-discriminatie en gelijkheid van rechten. Wij garanderen voor alle kandidaten gelijkheid van behandeling en van toegang tot de selecties. De vaardigheden zijn doorslaggevend, ongeacht leeftijd, origine, handicap, gender of seksuele geaardheid.

In dit opzicht worden de beroepsbekwaamheidsbewijzen en getuigschriften ter erkenning van de vaardigheden, die vereist zijn voor het niveau en de functie die ingevuld moeten worden, verworven buiten het diploma, uitgereikt door Selor of elke andere bevoegde instantie, gelijkgesteld met het diploma of getuigschrift voor de niveaus D, C en B.

Indien u bovendien een voorziening nodig hebt, ongeacht uw handicap, in de selectiefase voor deze functie of in een latere fase, aarzel dan niet ons dat te melden.